Eine Datei, zwei Ebenen
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede andere PDF. Der Unterschied liegt im Inneren: Neben der sichtbaren Seite steckt eine XML-Datei als Anhang im Dokument. Diese Datei enthält dieselben Rechnungsdaten in strukturierter Form nach der europäischen Norm EN 16931. Factur-X ist der französische Name für denselben Standard; technisch sind aktuelle ZUGFeRD-2.x- und Factur-X-Dateien gleich aufgebaut.
| Ebene | Für wen | Inhalt |
|---|---|---|
| PDF-Ansicht | Menschen | Layout mit Logo, Tabellen und Texten |
| Eingebettetes XML | Software | Felder wie Rechnungsnummer, Steuersätze, Summen, IBAN |
| Container | Archiv | PDF/A-3, das Anhänge dauerhaft speichern darf |
Das eingebettete XML sichtbar machen
Normale PDF-Programme zeigen nur die erste Ebene. Den Anhang finden Sie dort höchstens versteckt in einer Seitenleiste für Anlagen. FakturaKlick geht direkt an die Daten:
- Laden Sie die PDF oben im Bereich „E-Rechnung öffnen“ hoch.
- Das Tool sucht den XML-Anhang, liest ihn aus und zeigt die Rechnungsdaten als übersichtliche Ansicht.
- Vergleichen Sie diese Ansicht mit der PDF, die Sie im eigenen Programm sehen.
Erscheint stattdessen die Meldung, dass keine E-Rechnung gefunden wurde, enthält die PDF keinen strukturierten Anhang. Dann handelt es sich um eine gewöhnliche PDF-Rechnung, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht.
Auch das ist eine nützliche Information: Seit 2025 dürfen Sie als Empfänger E-Rechnungen erwarten. Ob Ihr Lieferant noch eine gewöhnliche PDF schicken darf, hängt von den Übergangsfristen ab, die im Ratgeber E-Rechnung empfangen zusammengefasst sind.
PDF oder XML: Was gilt?
Im Idealfall zeigen beide Ebenen exakt dasselbe. In der Praxis kommt es vor, dass sie voneinander abweichen, etwa weil die PDF nachträglich bearbeitet wurde oder die erstellende Software einen Fehler hat. Für diesen Fall ist die Regel eindeutig: Maßgeblich ist das XML. Die PDF-Seite ist nur eine Lesehilfe.
Das hat praktische Folgen für Ihre Buchhaltung:
- Buchen Sie nach den Werten aus dem XML, nicht nach dem Bild der PDF.
- Stellen Sie bei Abweichungen den Absender zur Rede und fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
- Prüfen Sie verdächtige Dateien zusätzlich im Validator.
PDF-Ansicht und XML vergleichen
Ein kurzer Abgleich lohnt sich vor allem bei hohen Beträgen oder neuen Lieferanten. Achten Sie auf diese Felder:
- Rechnungsnummer und Datum: Stimmen beide Ebenen überein?
- Summen: Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag müssen identisch sein.
- Bankverbindung: Eine abweichende IBAN in der PDF-Ansicht ist ein Warnsignal.
- Steuersätze: Jede Position sollte denselben Steuersatz in PDF und XML tragen.
Profile: Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist vollständig
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Für eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes kommen in Deutschland vor allem diese in Frage:
EN 16931(früher „Comfort“): enthält alle Angaben der europäischen Norm.XRECHNUNG: erfüllt zusätzlich die deutschen Regeln der KoSIT, geeignet auch für Behörden.EXTENDED: für Branchen mit erweitertem Datenbedarf.
Die kleinen Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Positionsdaten. Sie reichen für eine E-Rechnung nicht aus. Welches Profil eine Datei verwendet, zeigt Ihnen der Prüfbereich an.
Woran Sie den Anhang erkennen
Je nach Version heißt die eingebettete Datei factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder beim Profil XRECHNUNG xrechnung.xml. Wenn Sie die Datei mit einem PDF-Programm extrahieren, öffnen Sie sie anschließend wie eine XRechnung.
Bewahren Sie die vollständige PDF unverändert auf, denn sie ist das Original. Ein herausgelöstes XML allein ist kein Ersatz für die empfangene Datei. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.