Wer als öffentlicher Auftraggeber gilt
Gemeint sind Stellen der öffentlichen Verwaltung: Bundesministerien und Bundesbehörden, Landesverwaltungen, Kommunen und weitere öffentliche Einrichtungen. Für Lieferungen an diese Auftraggeber gelten eigene Regeln, die schon älter sind als die allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen. Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 grundsätzlich elektronisch abrechnen; nach Angaben des Bundes betrifft das Direktaufträge ab 1.000 Euro netto, weitere Ausnahmen regelt die E-Rechnungsverordnung. Länder und Kommunen haben eigene Vorschriften, deren Umfang sich unterscheidet.
Prüfen Sie deshalb bei jedem neuen Auftrag, welche Vorgaben die beauftragende Stelle macht. Sie stehen meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen.
Das Format: XRechnung
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland arbeitet mit der XRechnung, einem Standard der KoSIT auf Basis der EN 16931. Aktuell ist die Version 3.0. Manche Portale nehmen auch andere normkonforme Formate wie ZUGFeRD an. Verlassen Sie sich aber nicht darauf, sondern halten Sie sich an die Angaben des Auftraggebers. Die XRechnung enthält gegenüber einer allgemeinen E-Rechnung einige zusätzliche Pflichtangaben:
- Käuferreferenz (BT-10): Hier steht bei Behörden die Leitweg-ID.
- Kontakt des Verkäufers: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Zahlungsangaben: Zahlungsart und bei Überweisung die Bankverbindung.
Ohne Leitweg-ID geht es meist nicht
Die Leitweg-ID sagt dem Rechnungsportal, an welche Dienststelle die Rechnung weitergeleitet wird. Sie hat ein Format wie 991-12345-67 und wird von der Behörde vergeben, nicht von Ihnen. Fehlt sie in der Bestellung, fragen Sie bei der Ansprechperson nach, bevor Sie die Rechnung erstellen. Aufbau und typische Fehler beschreibt der Ratgeber Leitweg-ID.
Wie die Rechnung zur Behörde kommt
Behörden nehmen E-Rechnungen in der Regel nicht per formloser E-Mail an die Sachbearbeitung entgegen, sondern über Rechnungseingangsplattformen. Für den Bund ist das die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), in die die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) überführt wurde. Einige Länder nutzen ebenfalls die OZG-RE, andere betreiben eigene Portale.
Auf der Plattform des Bundes stehen nach dessen Angaben mehrere Übertragungswege zur Verfügung:
| Weg | So funktioniert er | Geeignet für |
|---|---|---|
| Upload | fertige Rechnungsdatei im Portal hochladen | einzelne Rechnungen, z. B. aus FakturaKlick |
| Weberfassung | Rechnungsdaten direkt im Portal eintippen | seltene Rechnungen ohne eigene Software |
| Rechnung als Anhang an eine Adresse der Plattform senden | regelmäßige Rechnungen | |
| Peppol | Versand über das europäische Netzwerk mithilfe eines Zugangsdienstleisters | hohe Stückzahlen, automatisierte Abläufe |
Für die Nutzung ist eine einmalige, kostenlose Registrierung nötig, unabhängig vom gewählten Weg. Im Benutzerkonto lässt sich anschließend der Status eingereichter Rechnungen verfolgen. Die genauen Abläufe und aktuellen Bedingungen finden Sie auf e-rechnung-bund.de beziehungsweise beim Portal Ihres Landes.
Schritt für Schritt mit FakturaKlick
- Öffnen Sie oben den Assistenten „Rechnung erstellen“ und tragen Sie Ihre Absenderdaten ein, einschließlich Ansprechpartner, Telefon und E-Mail.
- Geben Sie im Schritt „Kunde“ die Anschrift der Behörde ein und klappen Sie den Bereich für die Leitweg-ID auf. Tragen Sie dort die Kennung und gegebenenfalls die Bestellnummer ein.
- Erfassen Sie die Positionen und wählen Sie zum Schluss das Format. Verlangt der Auftraggeber reines XML, nehmen Sie XRechnung (XML).
- Laden Sie die Datei herunter. Sie wird vorher automatisch gegen die EN 16931 und die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft.
- Melden Sie sich beim Rechnungsportal der Behörde an und laden Sie die Datei dort selbst hoch oder nutzen Sie einen der anderen Wege.
Wichtig: FakturaKlick erstellt und prüft die Rechnungsdatei. Die Einreichung beim Portal übernimmt das Werkzeug nicht, eine Verbindung zu den Plattformen der Verwaltung besteht nicht.
Wenn eine Rechnung zurückkommt
Rechnungsportale prüfen eingehende Dateien technisch, bevor sie weitergeleitet werden. Häufige Gründe für eine Ablehnung sind eine fehlende oder falsche Leitweg-ID, fehlende Kontaktdaten oder ein Format, das die Stelle nicht annimmt. Lassen Sie eine abgewiesene Datei im Validator prüfen; die Fehlercodes zeigen, welches Feld betroffen ist. Korrigieren Sie die Angaben und erstellen Sie die Rechnung neu, statt die alte Datei zu bearbeiten.
Unterschiede zwischen reinem XML und hybrider PDF erklärt der Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung.