Warum Sie im Browser nur Code sehen
Eine XRechnung ist keine Rechnung im gewohnten Sinn, sondern ein Datensatz. Sie besteht ausschließlich aus XML: einer Textdatei, in der jede Angabe zwischen zwei Markierungen steht, etwa <ram:GrandTotalAmount>1680.88</ram:GrandTotalAmount>. Für Buchhaltungsprogramme ist das ideal, denn sie können Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze ohne Abtippen übernehmen. Für Menschen ist es unpraktisch.
Öffnen Sie die Datei per Doppelklick, passiert meist eines von drei Dingen:
- Der Browser zeigt einen Baum aus verschachtelten Elementen oder einen langen Textblock.
- Ein Texteditor zeigt den Rohtext mit allen Markierungen und Namensräumen.
- Windows oder macOS fragt, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll.
Das ist kein Fehler der Rechnung. XML enthält keine Gestaltung: keine Schriftart, kein Layout, keine Tabelle. Diese Darstellung muss erst ein Programm erzeugen, das die Felder kennt und in eine lesbare Form bringt.
So machen Sie eine XRechnung lesbar
- Laden Sie die XML-Datei oben im Bereich „E-Rechnung öffnen“ hoch oder ziehen Sie sie in das Feld.
- FakturaKlick liest die Felder aus und ordnet sie: Absender, Empfänger, Rechnungsdaten, Positionen, Steuern, Summen und Zahlungsangaben.
- Die Ansicht erscheint direkt unter dem Upload-Feld. Die Datei wird dafür nur kurz verarbeitet und nicht gespeichert.
Die Ansicht zeigt den Inhalt der Datei, sie fügt nichts hinzu und lässt nichts weg, was für die Rechnung relevant ist. Ist ein Feld leer, das Sie erwartet hätten (zum Beispiel die Bankverbindung), fehlt es wirklich in der Datei. In diesem Fall lohnt sich zusätzlich ein Blick in den Prüfbereich.
Woran Sie eine XRechnung erkennen
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiendung | .xml | |
| Für Menschen lesbar | nein, nur mit Viewer | ja, PDF-Ansicht |
| Maschinenlesbar | ja | ja, über eingebettetes XML |
| Typischer Absender | an Behörden, große Firmen | an Firmenkunden |
Bekommen Sie eine PDF, lesen Sie den Ratgeber ZUGFeRD auslesen. Dort geht es um die Frage, welche Daten in der PDF stecken und welche Fassung im Zweifel gilt.
Typische Stolpersteine beim Öffnen
- Datei als E-Mail-Text statt Anhang: Manche Programme zeigen XML direkt im Nachrichtentext an. Speichern Sie den Anhang zuerst als Datei mit der Endung
.xml. - ZIP-Archiv: Kommt die Rechnung gepackt, entpacken Sie das Archiv und laden Sie die enthaltene XML-Datei hoch.
- Keine Rechnung im Sinne der Norm: Nicht jede XML-Datei ist eine E-Rechnung. Lieferscheine, Bestellungen oder Exporte aus anderen Programmen erkennt der Viewer nicht als Rechnung.
Drucken und als PDF speichern
Unter der Ansicht finden Sie die Schaltfläche „Drucken / als PDF speichern“. Damit können Sie die Rechnung zu Papier bringen, zur Freigabe weiterleiten oder Kolleginnen und Kollegen ohne Viewer zeigen. Wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“, erhalten Sie eine Lesekopie.
Wichtig: Diese PDF ist eine Ansicht, nicht die Rechnung selbst. Maßgeblich bleibt die XML-Datei, die Sie erhalten haben.
Archivieren: Was Sie aufbewahren müssen
- Original aufheben: Bewahren Sie die empfangene XML-Datei unverändert auf. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von 8 Jahren.
- Unveränderbar ablegen: Nach den GoBD darf die Datei nach dem Eingang nicht mehr bearbeitet werden. Benennen Sie sie lieber über einen Ordner- oder Dateinamen ein, als den Inhalt anzufassen.
- Lesekopie optional: Eine gedruckte oder gespeicherte Ansicht ist hilfreich für die Freigabe, ersetzt aber nicht das Original.
Mehr zu Pflichten, Fristen und Abläufen finden Sie im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.