Peppol in einem Satz
Peppol ist ein europäisches Netz, über das Unternehmen und Verwaltungen elektronische Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen sicher austauschen. Der Name stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement OnLine“, also für die elektronische öffentliche Beschaffung in Europa. Getragen wird das Netz vom internationalen Verein OpenPeppol mit Sitz in Belgien. In jedem teilnehmenden Land gibt es eine nationale Peppol-Behörde; in Deutschland ist das die KoSIT, die auch den Standard XRechnung verantwortet.
Wichtig für das Verständnis: Peppol ist kein Rechnungsformat. Es ist ein Transportweg. Welche Datei darin unterwegs ist, etwa eine XRechnung, bestimmen andere Regeln.
So funktioniert das Netz: Access Points
Peppol arbeitet nach dem sogenannten Vier-Ecken-Modell. Absender und Empfänger verbinden sich nicht direkt miteinander, sondern jeweils über einen eigenen Zugangspunkt:
- Absender erstellt die Rechnung in seiner Software.
- Access Point des Absenders nimmt die Datei an und sucht im Peppol-Verzeichnis, wo der Empfänger erreichbar ist.
- Access Point des Empfängers bekommt die Datei über eine gesicherte Verbindung zugestellt.
- Empfänger erhält die Rechnung in seinem System.
Ein Access Point ist also eine Art Postamt im Netz. Betrieben wird er von zertifizierten Dienstleistern, die dafür einen Vertrag mit OpenPeppol schließen. Kleine Betriebe betreiben so etwas in der Regel nicht selbst, sondern nutzen den Zugang über ihre Buchhaltungssoftware oder einen Anbieter, der dafür meist Gebühren verlangt.
Die Peppol-ID: die Adresse im Netz
Damit eine Rechnung im Netz ankommt, braucht jeder Teilnehmer eine eindeutige Kennung, die Peppol-ID. Sie besteht aus einem Schema-Kürzel und einer Nummer, getrennt durch einen Doppelpunkt. Das Kürzel sagt, aus welchem Nummernkreis die Kennung stammt.
| Bestandteil | Beispiel | Erklärung |
|---|---|---|
| Schema | 0204 | Kürzel für deutsche Leitweg-IDs |
| Kennung | 991-12345-67 | die Leitweg-ID der Behörde |
| Peppol-ID | 0204:991-12345-67 | vollständige Empfängeradresse |
Bei Stellen des Bundes, die an dessen Rechnungseingangsplattformen angeschlossen sind, setzt sich die Peppol-ID nach Angaben von e-rechnung-bund.de aus diesem Kürzel und der Leitweg-ID zusammen. Unternehmen nutzen andere Schemata, etwa auf Basis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Welche Kennung ein Geschäftspartner verwendet, erfahren Sie von ihm selbst oder über das öffentliche Peppol-Verzeichnis.
Welche Rolle Peppol in Deutschland spielt
In einigen Ländern ist Peppol der zentrale Weg für E-Rechnungen. In Deutschland ist das anders: Das Netz ist hier ein möglicher Weg unter mehreren.
- Bund: Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes nehmen E-Rechnungen auch über Peppol an, neben Upload, Weberfassung und E-Mail. Für die Einlieferung über Peppol nennt der Bund einen Peppol-Dienstleister oder einen eigenen Access Point. Die jeweils aktuellen Bedingungen stehen im Leitfaden auf e-rechnung-bund.de.
- Länder und Kommunen: Viele Portale bieten Peppol ebenfalls an, die Angebote unterscheiden sich aber. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
- Unternehmen untereinander: Das Umsatzsteuergesetz schreibt für Rechnungen zwischen Firmen keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Peppol ist erlaubt, aber nicht vorgeschrieben.
Wer regelmäßig an Behörden liefert, findet die übrigen Einreichungswege im Ratgeber E-Rechnung an Behörden.
Brauchen kleine Firmen Peppol?
In den meisten Fällen nein. Für den Versand an Geschäftskunden genügt es, die E-Rechnung als Datei per E-Mail zu schicken. Für den Empfang reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung ebenfalls ein E-Mail-Postfach, über das die Dateien eingehen. Peppol wird erst dann interessant, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
- Ein großer Kunde verlangt ausdrücklich die Zustellung über Peppol.
- Sie schreiben sehr viele Rechnungen und möchten den Versand voll automatisieren.
- Sie beliefern Kunden in Ländern, in denen Peppol verbreitet oder vorgegeben ist.
Bevor Sie einen Vertrag mit einem Peppol-Anbieter abschließen, klären Sie, ob Ihre Kunden den Weg überhaupt nutzen. Oft ist die Datei im Anhang einer E-Mail die einfachere Lösung.
Was FakturaKlick dabei übernimmt
FakturaKlick ist kein Access Point und versendet nichts über Peppol. Das Werkzeug hilft bei dem, was vor und nach dem Transport passiert: Sie erstellen eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, die Sie selbst per E-Mail verschicken oder Ihrem Peppol-Dienstleister übergeben. Kommt eine Rechnung über Peppol bei Ihnen an, laden Sie die Datei oben hoch und sehen sie als lesbare Rechnung, oder Sie lassen sie im Validator kontrollieren. Dieser Text gibt einen allgemeinen Überblick und ist kein Ersatz für Steuerberatung.