Was ein Validator prüft
Ein E-Rechnungs-Validator beantwortet eine einzige Frage: Entspricht diese Datei dem Regelwerk? Er beurteilt nicht, ob die Leistung erbracht wurde oder der Preis stimmt. Er prüft, ob Aufbau, Pflichtfelder und Rechenwege den Normen folgen. FakturaKlick prüft dazu fünf Ebenen nacheinander:
| Ebene | Regelwerk | Was geprüft wird |
|---|---|---|
| 01 Syntax & Schema | XML-Schema der Rechnungssyntax | Ist die Datei wohlgeformtes XML? Stimmen Elementnamen, Reihenfolge und Datentypen (Datum, Beträge, Codes)? |
| 02 Geschäftsregeln | EN 16931 (Schematron) | Pflichtangaben, Rechenregeln für Summen und Steuern, zulässige Steuerkategorien und Codelisten. |
| 03 Nationale Regeln | XRechnung 3.0 der KoSIT | Deutsche Zusatzregeln: Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Kontaktdaten des Verkäufers, Zahlungsangaben. |
| 04 Container | PDF/A-3 | Bei ZUGFeRD/Factur-X: Ist die PDF archivtauglich und enthält sie die XML-Datei als Anhang? |
| 05 Metadaten | ZUGFeRD/Factur-X (XMP) | Passen Profilangabe, Version und Dateiname des eingebetteten XML zur Rechnung? |
Die Ergebnisse stammen aus den offiziellen Regelwerken: EN 16931 und den XRechnung-Regeln der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Jede Meldung trägt einen Code, mit dem Sie sie eindeutig zuordnen können.
Fehlercodes lesen
Die Codes folgen einem festen Muster. Mit etwas Übung sehen Sie sofort, woher eine Meldung kommt:
BR-…Grundregel der EN 16931, zum BeispielBR-16: Eine Rechnung braucht mindestens eine Position.BR-CO-…Konsistenzregel, meist Rechenwege und Abhängigkeiten zwischen Feldern.BR-S-…,BR-AE-…,BR-E-…Regeln je Steuerkategorie (Standardsatz, Reverse Charge, steuerbefreit).BR-DE-…Zusatzregeln der XRechnung für Deutschland.BT-…undBG-…sind keine Fehler, sondern Feldnummern (Business Term) und Feldgruppen (Business Group) der Norm.
Die häufigsten Meldungen und was zu tun ist
| Code | Bedeutung | Lösung beim Absender |
|---|---|---|
BR-DE-1 | Keine Zahlungsanweisung (BG-16) enthalten. | Zahlungsart und Bankverbindung in der Rechnungssoftware hinterlegen. |
BR-DE-2 | Kontaktgruppe des Verkäufers (BG-6) fehlt. | Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail im Firmenprofil ergänzen. |
BR-DE-5 | Name des Ansprechpartners (BT-41) fehlt. | Person oder Abteilung eintragen, z. B. „Buchhaltung“. |
BR-DE-6 | Telefonnummer des Verkäufers (BT-42) fehlt. | Telefonnummer im Absender hinterlegen. |
BR-DE-7 | E-Mail-Adresse des Verkäufers (BT-43) fehlt. | E-Mail im Absender hinterlegen. |
BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) ist leer. | Leitweg-ID der Behörde oder vereinbarte Referenz eintragen. |
BR-DE-23 | Überweisung angegeben, aber keine Kontodaten (BG-17). | IBAN ergänzen. |
BR-CO-10 | Summe der Positionen (BT-106) weicht von den Zeilen (BT-131) ab. | Rundung je Position prüfen, Rechnung neu erzeugen. |
BR-CO-15 | Brutto ist nicht Netto plus Umsatzsteuer. | Summen in der Software neu berechnen lassen. |
BR-CO-25 | Offener Betrag ohne Fälligkeit (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20). | Zahlungsziel angeben. |
BR-CO-26 | Keine Kennung des Verkäufers (BT-29, BT-30 oder BT-31). | USt-IdNr. oder Registernummer hinterlegen. |
Ungültig: Was bedeutet das für Sie?
Eine Meldung im Validator heißt nicht automatisch, dass die Rechnung steuerlich unbrauchbar ist. Sie zeigt aber, dass die Datei nicht sauber dem Standard folgt. Als Empfänger sollten Sie bei klaren Fehlern eine korrigierte Rechnung anfordern, vor allem wenn Pflichtangaben nach § 14 UStG betroffen sind. Als Absender prüfen Sie Ihre Rechnung am besten vor dem Versand, damit sie beim Kunden nicht zurückkommt.
Zwei Hinweise aus der Praxis:
- Rundungsfehler entstehen oft, wenn Software Beträge pro Zeile anders rundet als in der Summe. Das XML muss in sich stimmig sein.
- Fehlende BR-DE-Angaben betreffen nur XRechnung. Eine Rechnung im Profil EN 16931 kann gültig sein, obwohl sie keine Leitweg-ID enthält.
Fehler oder Warnung?
Nicht jede Meldung hat dasselbe Gewicht. Fehler bedeuten, dass eine Pflichtregel verletzt ist und die Datei als ungültig gilt. Warnungen weisen auf Angaben hin, die empfohlen, aber nicht zwingend sind. Eine Rechnung mit Warnungen kann also gültig sein. FakturaKlick listet die Fehler auf, die eine Datei ungültig machen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Eigene Rechnungen geprüft erstellen
Erstellen Sie Rechnungen mit FakturaKlick, wird jede Datei vor dem Download automatisch gegen dieselben Regeln geprüft. Sie erhalten die Rechnung nur, wenn sie gültig ist. Den Assistenten finden Sie im Tool unter „Rechnung erstellen“. Wie Sie empfangene Dateien lesbar machen, erklärt der Ratgeber XRechnung öffnen. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.