Was seit 2025 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) und gilt unabhängig von Größe oder Rechtsform, also auch für Selbstständige, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Neufassung von § 14 UStG.
Beim Versand gelten Übergangsfristen:
| Stichtag | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang für alle Unternehmen |
| 01.01.2027 | Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versand für alle Unternehmen |
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier verschickt werden.
Ablehnen ist keine Option
Schickt Ihnen ein Geschäftspartner eine E-Rechnung, dürfen Sie diese nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie könnten sie nicht lesen. Sie müssen sie annehmen, öffnen und verarbeiten können. Das klingt nach Aufwand, ist aber meist mit wenig Technik zu lösen: Ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg und ein Viewer wie FakturaKlick zum Lesen reichen für den Anfang.
Was Sie jetzt organisieren sollten
- Empfangsweg festlegen: Richten Sie eine feste Adresse für Rechnungen ein, zum Beispiel ein eigenes Postfach für die Buchhaltung, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Lesen können: XML-Dateien zeigen ohne passendes Programm nur Code. Laden Sie sie oben im Tool hoch, um sie lesbar anzuzeigen. Hintergründe stehen im Ratgeber XRechnung öffnen.
- Prüfen: Kontrollieren Sie Eingangsrechnungen bei Bedarf im Validator. Fehlen Pflichtangaben, fordern Sie eine Korrektur an.
- Freigeben und buchen: Legen Sie fest, wer Rechnungen sachlich prüft und freigibt. Eine gedruckte Ansicht kann dabei helfen.
- Archivieren: Speichern Sie das Original revisionssicher (siehe unten).
Aufbewahrung: 8 Jahre, im Original
E-Rechnungen sind im empfangenen Format aufzubewahren, also als XML-Datei oder als vollständige ZUGFeRD-PDF. Seit 2025 beträgt die Frist für Buchungsbelege 8 Jahre. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht, denn die strukturierten Daten sind das eigentliche Original.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen zusätzlich:
- Unveränderbarkeit: Die Datei darf nach dem Eingang nicht mehr verändert werden.
- Auffindbarkeit: Sie müssen eine Rechnung innerhalb der Frist wiederfinden und lesbar machen können.
- Nachvollziehbarkeit: Es sollte erkennbar sein, wann die Rechnung eingegangen ist und wie sie verarbeitet wurde.
Ein normaler Ordner auf dem Rechner erfüllt diese Anforderungen nur eingeschränkt. Viele Unternehmen nutzen ein Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem mit Archivfunktion. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrer Steuerberatung zeigen, was für Ihren Betrieb passt. Praktische Tipps zu Ordnern, Dateinamen und Verfahrensdokumentation finden Sie im Ratgeber E-Rechnung archivieren.
Eingangsrechnungen sinnvoll prüfen
Die Empfangspflicht bedeutet nicht, dass Sie jede Datei technisch validieren müssen. Ein kurzer Blick in den Validator hilft aber, Probleme früh zu erkennen, etwa fehlende Bankdaten oder Rechenfehler. Fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG, kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Fordern Sie dann beim Absender eine korrigierte Rechnung an.
Und die normale PDF?
Eine PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung. Bis zum Ende der Übergangsfristen dürfen Ihre Lieferanten Ihnen solche Rechnungen noch schicken, danach nicht mehr. Ob eine PDF strukturierte Daten enthält, erfahren Sie, wenn Sie sie oben hochladen. Der Ratgeber ZUGFeRD auslesen erklärt den Unterschied genauer.
Wer an Behörden liefert, braucht zusätzlich oft eine Leitweg-ID. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.