Was Factur-X ist
Factur-X ist ein Format für hybride elektronische Rechnungen: eine PDF-Datei, in der zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten steckt. Der Standard wurde von Deutschland und Frankreich gemeinsam abgestimmt. In Deutschland heißt er ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch identisch, die Version Factur-X 1.0 entspricht also dem Aufbau von ZUGFeRD 2.1 und höher.
Für Sie heißt das: Bekommen Sie eine Factur-X-Rechnung, behandeln Sie sie wie eine ZUGFeRD-Rechnung. Programme, die das eine Format lesen, verstehen in der Regel auch das andere.
So ist eine Factur-X-Datei aufgebaut
- PDF/A-3: eine archivtaugliche PDF-Variante, die Dateianhänge dauerhaft enthalten darf.
- Eingebettetes XML: die Rechnungsdaten in der Syntax Cross Industry Invoice (CII), üblicherweise unter dem Dateinamen
factur-x.xml. - XMP-Metadaten: eine Kennzeichnung in der PDF, die angibt, welches Profil und welche Version verwendet wurde.
Das Seitenbild der PDF dient Menschen zur Ansicht. Rechtlich und für die Buchhaltung entscheidend ist der XML-Anhang.
Die Profile von Factur-X
Factur-X unterscheidet Profile nach der Menge der enthaltenen Daten. Das Profil steht in den Metadaten und lässt sich mit einem Validator auslesen.
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung in DE |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten und Gesamtbeträge | nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Einzelpositionen | nein |
| BASIC | einfache Rechnungen mit Positionen | Teilmenge der Norm; im Einzelfall prüfen |
| EN 16931 | vollständiger Datensatz der europäischen Norm | ja |
| EXTENDED | zusätzliche Felder für komplexe Branchenfälle | ja |
Das Profil XRECHNUNG ist eine deutsche Ergänzung, die in ZUGFeRD ab Version 2.1.1 hinzugekommen ist. Französische Rechnungen verwenden es in aller Regel nicht.
Eine Factur-X-PDF öffnen und prüfen
- Wählen Sie oben im Werkzeug „E-Rechnung öffnen“ und laden Sie die PDF hoch.
- FakturaKlick sucht den XML-Anhang und zeigt Rechnungsnummer, Parteien, Positionen und Beträge als Ansicht an.
- Wechseln Sie zu „Prüfen“, wenn Sie wissen möchten, ob die Datei den Regeln der EN 16931 entspricht und ob der PDF-Container stimmt.
Findet das Werkzeug keinen Anhang, ist die Datei eine gewöhnliche PDF. Dann fehlen die strukturierten Daten, und die Rechnung erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Factur-X oder ZUGFeRD: Woran Sie die Datei erkennen
Von außen ist eine Factur-X-Datei nicht von einer ZUGFeRD-Datei zu unterscheiden. Beide enden auf .pdf und sehen im PDF-Programm aus wie eine gewöhnliche Rechnung. Hinweise geben der Name des Anhangs und die Profilangabe in den Metadaten. Ältere ZUGFeRD-Dateien der Version 1 nutzen noch einen anderen Aufbau; aktuelle Dateien beider Namen verwenden dieselbe XML-Struktur. Für Sie als Empfänger ist die Unterscheidung deshalb meist zweitrangig: Entscheidend ist, ob ein vollständiger XML-Anhang vorhanden ist und ob er der Norm entspricht. Beides zeigt Ihnen die Prüfung oben in wenigen Sekunden, ohne dass Sie den Anhang selbst herauslösen müssen.
Rechnungen aus Frankreich
Lieferanten aus Frankreich schicken häufig Factur-X, weil das Format dort verbreitet ist. Ein paar Punkte unterscheiden sich von deutschen Rechnungen:
- Kennungen: Statt einer deutschen Steuernummer finden Sie französische Unternehmenskennungen und eine USt-IdNr. mit dem Länderkürzel FR.
- Texte auf Französisch: Positionsbezeichnungen und Zahlungsbedingungen stehen oft in der Landessprache. Die Feldbedeutungen sind durch die Norm aber eindeutig, die Ansicht ordnet sie den richtigen Rubriken zu.
- Steuerkategorie: Bei grenzüberschreitenden Leistungen zwischen Unternehmen steht oft ein Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld statt eines französischen Steuerbetrags. Ob die Angaben steuerlich korrekt sind, beurteilt Ihre Steuerberatung.
- Nationale Regeln: Deutsche Zusatzregeln mit dem Kürzel BR-DE gelten für französische Rechnungen nicht. Meldet ein Validator nur solche Regeln, liegt das am Prüfmaßstab, nicht zwingend an der Rechnung.
Selbst eine Rechnung in diesem Standard erstellen
Mit dem Assistenten unter „Rechnung erstellen“ erzeugen Sie eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Wählen Sie das Profil EN 16931, entsteht eine Datei, die dem gemeinsamen deutsch-französischen Aufbau folgt. Wie sie sich von einer reinen XML-Rechnung unterscheidet, zeigt der Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD; was im Anhang steckt, erklärt ZUGFeRD auslesen.
Bewahren Sie empfangene Factur-X-Dateien vollständig als PDF auf, Hinweise dazu stehen unter E-Rechnung archivieren. Bei Fragen zur Umsatzsteuer grenzüberschreitender Leistungen gilt: Diese Seite ist kein Ersatz für Steuerberatung.