Wie lange Sie E-Rechnungen aufbewahren
Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen. Für sie gilt seit 2025 für die meisten Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, zuvor waren es 10. Für einzelne Branchen wie Banken und Versicherungen gelten abweichende Regeln. Die 8 Jahre gelten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gleichermaßen: Auch die E-Rechnungen, die Sie selbst verschicken, gehören ins Archiv.
Wann die Frist für einen bestimmten Beleg beginnt und ob in Ihrem Fall längere Fristen greifen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Im Originalformat, nicht als Kopie
Bei einer E-Rechnung sind die strukturierten Daten das eigentliche Dokument. Aufzubewahren ist sie deshalb so, wie sie bei Ihnen angekommen ist oder wie Sie sie verschickt haben:
| Erhalten als | Aufbewahren als | Nicht ausreichend |
|---|---|---|
| XRechnung | die unveränderte .xml-Datei | Ausdruck, Screenshot, PDF-Lesekopie |
| ZUGFeRD / Factur-X | die vollständige PDF mit eingebettetem XML | nur das Seitenbild oder nur das herausgelöste XML |
| Anhang in einer ZIP-Datei | die enthaltene Rechnungsdatei, sinnvollerweise auch das Archiv | eine neu gepackte oder umbenannte Fassung mit geändertem Inhalt |
Ein Ausdruck auf Papier reicht bei E-Rechnungen nicht. Er zeigt nur, wie die Daten aussehen, nicht die Daten selbst. Papier kann eine Arbeitshilfe sein, etwa für die Freigabe, ersetzt aber die Datei nicht.
Was die GoBD verlangen
Die GoBD sind die Verwaltungsgrundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Buchführung mit elektronischen Unterlagen. Für Ihr Rechnungsarchiv lassen sich daraus vor allem drei Anforderungen ableiten:
- Unveränderbar: Nach dem Eingang darf die Datei inhaltlich nicht mehr verändert werden. Wird doch etwas geändert, muss das nachvollziehbar sein und das Original erhalten bleiben.
- Maschinell auswertbar: Die strukturierten Daten müssen in einer Form vorliegen, die sich bei einer Prüfung elektronisch auswerten lässt. Genau deshalb genügt kein Bild der Rechnung.
- Jederzeit verfügbar: Sie müssen eine Rechnung innerhalb der Frist schnell finden und lesbar machen können, auch wenn Sie inzwischen die Software gewechselt haben.
Verfahrensdokumentation in Kurzform
Zu einem geordneten Archiv gehört eine Beschreibung, wie Belege bei Ihnen ankommen und weiterverarbeitet werden. Diese Verfahrensdokumentation muss kein dickes Handbuch sein. Für kleine Betriebe genügen oft wenige Seiten, die folgende Fragen beantworten:
- Über welche Wege gehen Rechnungen ein, zum Beispiel ein bestimmtes Postfach?
- Wer öffnet, prüft und gibt sie frei?
- Wo und in welchem System werden die Originale abgelegt?
- Wie ist das Archiv gegen Löschen, Überschreiben und Datenverlust geschützt?
Halten Sie die Beschreibung aktuell, wenn sich Abläufe ändern. Eine Vorlage stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Praktische Tipps für Ordner und Dateinamen
Ein Rechnungsordner auf dem eigenen Rechner ist kein revisionssicheres Archiv, denn Dateien lassen sich dort jederzeit überschreiben. Für den Überblick hilft trotzdem eine feste Struktur, ob im Dokumentenmanagement, in der Buchhaltungssoftware oder als Zwischenablage vor dem Import:
- Nach Jahr und Richtung trennen: etwa
2026/eingangund2026/ausgang. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Jahrgänge die Frist schon überschritten haben. - Sprechende Dateinamen: Ein Muster wie
2026-10-19_Lieferant_RE-0147.xmllässt sich gut sortieren und durchsuchen. - Umbenennen statt bearbeiten: Ein geänderter Dateiname lässt den Inhalt unberührt. Öffnen Sie die Datei aber nie in einem Editor, um etwas zu korrigieren.
- Datensicherung: Legen Sie regelmäßig eine Kopie an einem zweiten Ort ab, damit ein defekter Datenträger nicht acht Jahre Belege mitnimmt.
Häufige Fehler beim Archivieren
- Nur die Lesekopie behalten: Wer die XML-Datei nach dem Drucken löscht, hat das eigentliche Original verloren.
- Anhänge im Postfach liegen lassen: Ein E-Mail-Konto mit Speicherlimit oder automatischem Löschen ist kein verlässlicher Ablageort für acht Jahre.
- Dateien beim Import umwandeln: Manche Programme speichern nur die ausgelesenen Werte. Prüfen Sie, ob Ihr System die ursprüngliche Datei mit ablegt.
Archivierte Rechnungen später wieder lesen
Ein Archiv nützt nur, wenn Sie die Dateien auch Jahre später noch anzeigen können. Bei ZUGFeRD hilft das Format PDF/A-3, das für die Langzeitarchivierung gedacht ist. Eine XRechnung können Sie jederzeit oben im Werkzeug hochladen und lesbar anzeigen lassen, ohne die Datei zu verändern. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber XRechnung öffnen. Die übrigen Pflichten beim Empfang fasst E-Rechnung empfangen zusammen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ist kein Ersatz für Steuerberatung.