Was die Leitweg-ID ist
Die Leitweg-ID ist eine Adresse für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Bund, Länder und Kommunen nutzen sie, um eingehende E-Rechnungen automatisch an die zuständige Stelle weiterzuleiten, etwa an ein bestimmtes Amt oder eine Abteilung. Ohne sie weiß das Rechnungsportal der Behörde nicht, wohin die Rechnung gehört.
In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Käuferreferenz“ (Buyer Reference). Fehlt dieses Feld, meldet der Validator die Regel BR-DE-15.
Aufbau
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
| Teil | Format | Bedeutung |
|---|---|---|
| Grobadressierung | 2–12 Ziffern | Bezeichnet die Verwaltungsebene und Region. Die ersten Ziffern stehen für das Land, 99 für den Bund. |
| Feinadressierung | bis 30 Zeichen, optional | Die konkrete Stelle innerhalb der Verwaltung. |
| Prüfziffer | 2 Ziffern | Erkennt Tippfehler in der gesamten Kennung. |
Ein typisches Beispiel hat die Form 991-12345-67. Übernehmen Sie die Kennung immer exakt so, wie die Behörde sie angibt, inklusive Bindestrichen. Schon ein vertauschtes Zeichen führt dazu, dass die Prüfziffer nicht passt.
Wo Sie die Leitweg-ID finden
- In der Bestellung oder im Auftrag: Die meisten Behörden nennen sie direkt im Schreiben, mit dem sie Sie beauftragen.
- Im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen: Bei größeren Aufträgen steht sie oft in den Rechnungsbedingungen.
- Bei der Ansprechperson: Fehlt sie, fragen Sie vor dem Rechnungsversand bei der beauftragenden Stelle nach. Raten Sie nicht.
Eine Leitweg-ID ist keine Steuernummer und keine Kundennummer. Sie ist nur für die Zustellung der Rechnung gedacht.
Wann Sie eine Leitweg-ID brauchen
| Rechnung an | Leitweg-ID nötig? |
|---|---|
| Bundesbehörde, Landesbehörde, Kommune | in der Regel ja |
| Öffentliche Einrichtung, die eine Leitweg-ID vorgibt | ja |
| Unternehmen (B2B) | nein – Feld BT-10 kann eine andere Referenz enthalten |
| Privatperson | nein |
Behörden verlangen meist das Format XRechnung. Rechnungen an Firmen brauchen keine Leitweg-ID. Dort kann das Feld Käuferreferenz stattdessen eine Bestellnummer oder Kostenstelle enthalten, wenn der Kunde das wünscht.
Häufige Fehler mit der Leitweg-ID
- Falsches Feld: Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz (BT-10), nicht in die Bestellnummer oder in einen Freitext.
- Veraltete Kennung: Behörden ändern Zuständigkeiten. Verwenden Sie die Leitweg-ID aus dem aktuellen Auftrag, nicht aus einer alten Rechnung.
- Leerzeichen oder fehlende Bindestriche: Kopieren Sie die Kennung exakt. Zusätzliche Zeichen machen sie ungültig.
- Eine ID für alles: Große Verwaltungen haben oft mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Ämter. Fragen Sie im Zweifel nach, welche für Ihren Auftrag gilt.
Welches Format Behörden erwarten
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel eine XRechnung. Das kann reines XML sein oder eine ZUGFeRD-PDF im Profil XRECHNUNG, sofern die Behörde dieses Format annimmt. Klären Sie bei neuen Auftraggebern vorab, auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnung eingehen soll. Welche Einreichungswege es gibt, zeigt der Ratgeber E-Rechnung an Behörden.
So tragen Sie die Leitweg-ID ein
- Öffnen Sie oben den Assistenten „Rechnung erstellen“.
- Im Schritt „Kunde“ klappen Sie den Bereich „Behörde als Kunde? Leitweg-ID und Bestellnummer“ auf.
- Tragen Sie die Leitweg-ID und, falls vorhanden, die Bestellnummer ein.
- Wählen Sie im letzten Schritt das Format XRechnung. Die Rechnung wird vor dem Download gegen die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft.
Haben Sie eine Rechnung schon erstellt, prüfen Sie sie im Validator. Wie Behörden und Firmen E-Rechnungen entgegennehmen, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.