Die kurze Antwort
Eine E-Rechnung als solche dürfen Sie seit 2025 nicht zurückweisen, nur weil sie elektronisch kommt. Inländische Unternehmen müssen sie entgegennehmen können. Etwas anderes ist eine Rechnung, die fehlerhaft ist: Hier dürfen und sollten Sie beim Absender eine Berichtigung verlangen. Entscheidend ist also nicht das Format, sondern der Inhalt.
| Situation | Zurückweisen? | Was Sie tun |
|---|---|---|
| E-Rechnung ist korrekt, Sie hätten lieber Papier | nein | annehmen, lesbar machen, archivieren |
| Pflichtangabe fehlt oder ist falsch | Korrektur anfordern | Berichtigung beim Absender verlangen |
| Datei lässt sich nicht verarbeiten | Korrektur anfordern | Absender informieren, gültige Datei erbitten |
| Leistung oder Preis stimmen nicht | inhaltliche Klärung | wie bisher mit dem Lieferanten klären |
Was als fehlerhaft gilt
Bei einer E-Rechnung gibt es zwei Arten von Mängeln, die Sie auseinanderhalten sollten:
- Technische Mängel: Die Datei entspricht nicht der EN 16931. Ein Pflichtfeld ist leer, Summen sind nicht stimmig, oder das XML ist beschädigt. Solche Fehler zeigt ein Validator mit einem Regelcode an.
- Inhaltliche Mängel: Die Datei ist technisch in Ordnung, aber eine Angabe stimmt nicht, etwa Ihr Firmenname, der Steuersatz oder das Leistungsdatum. Das erkennt keine Software, das prüfen Sie selbst.
Beide Arten können Folgen für Ihre Buchhaltung haben. Ein technischer Fehler betrifft die Frage, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt. Ein inhaltlicher Fehler betrifft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
Warum das für die Vorsteuer wichtig ist
Den Vorsteuerabzug setzt das Gesetz an eine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlen Pflichtangaben oder sind sie falsch, kann das Finanzamt den Abzug versagen, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt. Wie Formatfehler und inhaltliche Fehler während und nach den Übergangsfristen genau zu behandeln sind, hat die Finanzverwaltung in Schreiben des Bundesfinanzministeriums näher erläutert. Die Details hängen vom Einzelfall ab. Klären Sie daher mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie mit einer bestimmten Rechnung umgehen, bevor Sie Vorsteuer daraus geltend machen.
Praktisch heißt das: Je früher Sie einen Fehler bemerken, desto einfacher ist die Korrektur. Prüfen Sie wichtige Eingangsrechnungen deshalb bald nach dem Eingang und nicht erst beim Jahresabschluss.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
- Datei unverändert sichern: Legen Sie die erhaltene Datei zuerst im Original ab, auch wenn sie fehlerhaft ist. Sie dokumentiert, was Sie bekommen haben.
- Technisch prüfen: Laden Sie die Datei oben im Bereich „Prüfen“ hoch. Notieren Sie die gemeldeten Regelcodes, etwa
BR-DE-15oderBR-CO-15. - Inhalt kontrollieren: Vergleichen Sie Empfängeranschrift, Steuernummer, Leistungszeitraum, Mengen und Beträge mit Ihrer Bestellung.
- Berichtigung anfordern: Schreiben Sie dem Absender sachlich, was fehlt oder falsch ist (Mustertext unten).
- Neue Datei ablegen: Archivieren Sie die berichtigte Rechnung zusätzlich und buchen Sie auf deren Grundlage.
Bearbeiten Sie eine empfangene Datei niemals selbst, auch wenn der Fehler offensichtlich ist. Eine Rechnung berichtigen darf nur, wer sie ausgestellt hat.
Mustertext für eine Korrekturanfrage
Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an. Je genauer Sie den Mangel beschreiben, desto schneller kommt die berichtigte Rechnung.
Betreff: Bitte um berichtigte E-Rechnung zu Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Rechnung [Nummer] vom [Datum]. Bei der Prüfung ist uns aufgefallen, dass [Beschreibung, z. B. „unsere USt-IdNr. fehlt“ oder „der Validator meldet die Regel BR-CO-15: Gesamtbetrag ungleich Netto plus Umsatzsteuer“].
Bitte senden Sie uns eine berichtigte E-Rechnung im Format [XRechnung / ZUGFeRD] an [E-Mail-Adresse]. Bis dahin können wir die Rechnung leider nicht zur Zahlung freigeben.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]
Hängen Sie bei technischen Fehlern gerne das Prüfergebnis an. Der Regelcode sagt dem Absender genau, welches Feld seine Software falsch befüllt.
Wenn Sie selbst Absender sind
Kommt eine Ihrer Rechnungen mit einer Korrekturbitte zurück, erstellen Sie eine berichtigte Fassung, statt die alte Datei zu bearbeiten. Im Assistenten unter „Rechnung erstellen“ wird jede Datei vor dem Download geprüft. So vermeiden Sie technische Fehler von vornherein. Welche Meldungen ein Validator ausgibt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung prüfen; die allgemeinen Pflichten beim Eingang fasst E-Rechnung empfangen zusammen. Dieser Ratgeber ist kein Ersatz für Steuerberatung.