Wozu eine PDF aus der XRechnung?
Eine XRechnung enthält nur Daten, kein Seitenbild. Im Büroalltag braucht man aber oft etwas zum Anschauen: für die Freigabe durch die Geschäftsführung, für eine Rückfrage beim Lieferanten oder als Beleg in einer Projektmappe. Eine PDF-Ansicht ist dafür praktisch, weil sie sich mit jedem Gerät öffnen lässt. Sie entsteht in wenigen Sekunden und ohne zusätzliche Software.
Anleitung: XRechnung als PDF speichern
- Wählen Sie oben im Werkzeug „E-Rechnung öffnen“ und laden Sie die XML-Datei hoch.
- Kontrollieren Sie die Ansicht: Absender, Empfänger, Positionen, Steuer und Gesamtbetrag erscheinen in Tabellenform.
- Klicken Sie unter der Ansicht auf „Drucken / als PDF speichern“.
- Wählen Sie im Druckdialog Ihres Browsers als Ziel „Als PDF speichern“ (in manchen Browsern „Microsoft Print to PDF“ oder „PDF sichern“).
- Vergeben Sie einen Dateinamen und speichern Sie die Datei.
Je nach Browser heißen die Menüpunkte etwas anders. Stellen Sie im Druckdialog bei Bedarf das Papierformat auf A4 und aktivieren Sie Hintergrundgrafiken, falls Tabellenfarben fehlen.
Wichtig: Die PDF ist nur eine Lesekopie
Die gespeicherte PDF zeigt den Inhalt der Rechnung, sie ist aber nicht die Rechnung. Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, den Sie erhalten haben. Daraus ergeben sich drei Regeln:
- XML behalten: Löschen Sie die Originaldatei nach der Umwandlung nicht. Sie gehört unverändert für 8 Jahre ins Archiv.
- Nicht als Original ablegen: Kennzeichnen Sie die PDF zum Beispiel mit dem Zusatz „Ansicht“ im Dateinamen, damit niemand sie später für den Beleg hält.
- Nicht weiter verarbeiten: Buchungssoftware sollte die XML-Datei einlesen, nicht die PDF-Kopie. Nur so werden die Daten fehlerfrei übernommen.
Hinweise zu Ordnern, Fristen und GoBD finden Sie im Ratgeber E-Rechnung archivieren.
Ist das dann eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Das ist ein häufiges Missverständnis. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3, in der die Rechnungsdaten als XML-Anhang eingebettet sind. Der Absender erzeugt sie beim Ausstellen der Rechnung. Eine gedruckte Ansicht enthält dagegen keinen Datensatz, sie ist nur ein Bild der Daten.
| Merkmal | PDF aus dem Druckdialog | ZUGFeRD-PDF |
|---|---|---|
| Entsteht durch | Empfänger, beim Drucken | Absender, beim Ausstellen |
| Eingebettetes XML | nein | ja |
| Ist eine E-Rechnung | nein | ja, bei passendem Profil |
| Ersetzt das Original | nein | ist selbst das Original |
Als Empfänger können Sie aus einer XRechnung keine gleichwertige ZUGFeRD-Datei machen, denn die Rechnung stammt vom Aussteller und darf nicht verändert werden. Mehr zu den Unterschieden der beiden Formate steht unter XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wofür sich die Lesekopie eignet
Im Alltag gibt es einige Aufgaben, bei denen eine PDF-Ansicht die Arbeit erleichtert, ohne dass sie das Original ersetzen muss:
- Freigabe im Team: Wer eine Rechnung sachlich prüfen soll, bekommt die PDF per E-Mail oder im gemeinsamen Ordner und braucht keinen Viewer.
- Rückfragen beim Lieferanten: Markieren Sie die strittige Position in der PDF und schicken Sie sie mit Ihrer Frage mit.
- Notizen und Kontierung: Vermerke wie Kostenstelle oder Projektnummer gehören auf die Kopie, niemals in die XML-Datei.
- Ausdruck für die Akte: Eine Papierfassung kann Ihre interne Ablage ergänzen, erfüllt aber nicht die Aufbewahrungspflicht.
Wenn die Umwandlung nicht klappt
- Keine Ansicht nach dem Hochladen: Die Datei ist möglicherweise keine Rechnung nach EN 16931 oder beschädigt. Prüfen Sie sie im Validator.
- Druckdialog öffnet sich nicht: Manche Browser blockieren Druckfenster. Erlauben Sie Pop-ups für die Seite oder versuchen Sie es mit einem anderen Browser.
- Seiten werden abgeschnitten: Wählen Sie im Druckdialog „An Seitengröße anpassen“ oder das Hochformat.
- Angaben fehlen in der PDF: Die Ansicht gibt nur wieder, was in der Datei steht. Fehlt etwa die Bankverbindung, fehlt sie auch im Original.
Was mit Ihrer Datei passiert
Die XML-Datei wird für die Ansicht kurz verarbeitet und nicht gespeichert. Die PDF entsteht anschließend in Ihrem eigenen Browser über dessen Druckfunktion und landet direkt auf Ihrem Gerät. Wie Sie eine XRechnung grundsätzlich lesbar machen, erläutert der Ratgeber XRechnung öffnen. Für steuerliche Fragen zur Aufbewahrung ist dieser Text kein Ersatz für Steuerberatung.