Gleiche Norm, andere Verpackung
XRechnung und ZUGFeRD setzen beide die europäische Norm EN 16931 um. Diese Norm legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält, wie Beträge und Steuern zu verstehen sind und welche Codelisten gelten. Inhaltlich sprechen die beiden Formate also dieselbe Sprache. Verschieden ist die Hülle, in der die Daten beim Empfänger ankommen: Die XRechnung reist als einzelne XML-Datei, ZUGFeRD steckt dieselbe Art von Daten in ein PDF-Dokument, das zusätzlich ein gewohntes Seitenbild zeigt.
Für Ihre Entscheidung zählt deshalb weniger die Technik als die Frage, wer die Rechnung bekommt und was dieser Empfänger verlangt. Normgerecht sind beide.
Die Unterschiede im Überblick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei, ohne Seitenbild | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbar für Menschen | nur mit einem Viewer | ja, in jedem PDF-Programm |
| Behörden | übliches Format der öffentlichen Verwaltung | nur, wenn das Portal es annimmt; vorher klären |
| Profile | ein Standard mit Versionen, aktuell 3.0 | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Dateiendung | .xml | |
| Verantwortlich | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | deutsch-französisch abgestimmt, in Frankreich als Factur-X |
| Typische Nutzer | Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, Firmen mit automatisierter Buchhaltung | Handwerk, Agenturen, Dienstleister, Mittelstand |
Die kleinen ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen. Wer eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes braucht, greift mindestens zum Profil EN 16931.
Wann die XRechnung passt
- Ihr Kunde ist eine Behörde: Bund, Länder und Kommunen erwarten in der Regel XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz.
- Der Empfänger verarbeitet automatisch: Große Unternehmen lesen Eingangsrechnungen oft direkt in ihr ERP-System ein. Ein Seitenbild brauchen sie dafür nicht.
- Es ist ausdrücklich vereinbart: Steht im Rahmenvertrag oder in der Bestellung „XRechnung“, liefern Sie genau dieses Format.
Der Nachteil zeigt sich beim Menschen am anderen Ende: Wer die Datei ohne passendes Programm öffnet, sieht nur Code. Für Freigaben in kleineren Teams ist das umständlich.
Wann ZUGFeRD sinnvoller ist
- Gemischte Kundschaft: Manche Kunden buchen automatisch, andere schauen sich die Rechnung lieber an. Eine ZUGFeRD-PDF bedient beide Gruppen mit einer Datei.
- Gewohnte Abläufe: Die PDF lässt sich wie bisher per E-Mail verschicken, ausdrucken oder weiterleiten, ohne dass jemand eine neue Software braucht.
- Gestaltung ist Ihnen wichtig: Logo, Farben und Layout bleiben sichtbar. Das XML im Hintergrund sorgt dafür, dass die Rechnung trotzdem als E-Rechnung zählt.
Beachten Sie dabei eine Regel, die für jede hybride Datei gilt: Weichen Seitenbild und XML voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich. Mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD auslesen.
Der Mittelweg: XRechnung in der PDF
ZUGFeRD kennt ein eigenes Profil namens XRECHNUNG. Die eingebettete XML-Datei folgt dann zusätzlich den deutschen Regeln der KoSIT, also etwa der Pflicht zur Käuferreferenz und zu den Kontaktdaten des Verkäufers. Sie erhalten eine Datei, die sich wie eine normale PDF lesen lässt und deren Daten den strengeren nationalen Anforderungen genügen.
FakturaKlick erstellt standardmäßig genau dieses Format: XRechnung 3.0 eingebettet in eine ZUGFeRD-PDF. Alternativ wählen Sie im letzten Schritt ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder reines XML. Jede Variante wird vor dem Download geprüft. Ob eine Behörde die hybride PDF annimmt oder ausdrücklich reines XML verlangt, klären Sie bitte vorab beim Auftraggeber.
Und wo bleibt Factur-X?
Factur-X ist kein drittes Format, sondern der Name, unter dem der gleiche hybride Standard in Frankreich verwendet wird. Eine Factur-X-PDF lässt sich deshalb genauso öffnen und prüfen wie eine ZUGFeRD-Datei. Hintergründe zu Versionen und Profilen finden Sie im Ratgeber Factur-X.
Beim Empfang spielt die Wahl keine Rolle
Als Empfänger können Sie sich das Format nicht immer aussuchen. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland beide Varianten annehmen können. Praktisch bedeutet das: Eine XML-Datei machen Sie mit einem Viewer lesbar, bei einer PDF prüfen Sie, ob tatsächlich ein XML-Anhang enthalten ist. Beides erledigt das Werkzeug oben, ohne dass Sie vorher wissen müssen, welches Format vorliegt.
In drei Fragen zur passenden Wahl
- Verlangt der Empfänger ein bestimmtes Format? Dann liefern Sie genau dieses. Vorgaben gehen jeder allgemeinen Empfehlung vor.
- Ist der Empfänger eine öffentliche Stelle? Dann ist XRechnung die sichere Wahl, meist mit Leitweg-ID. Details stehen im Ratgeber E-Rechnung an Behörden.
- Schaut sich jemand die Rechnung an? Dann ist eine ZUGFeRD-PDF, am besten mit eingebetteter XRechnung, für alle Beteiligten bequemer.
Unsicher, was eine erhaltene Datei enthält? Laden Sie sie oben hoch. Für steuerliche Einzelfragen ist dieser Vergleich kein Ersatz für eine Steuerberatung.